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Reglamento para expositores

 
December 2017
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Direcciones profesionales

REGLAMENTO PARA EXPOSITORES

  1. CONDICIONES GENERALES.

 

  1. Definición de Contratista. Se designa, en adelante, como “CONTRATISTA” a toda persona física o jurídica contratada por el congreso de Flebologia. o contratada por los clientes del Hotel para que ejecute obras o preste servicios en el ámbito del Complejo Hotelero HOTEL INTERCONTINENTAL BUENOS AIRES, sito en Moreno 809, Buenos Aires.
  2. Definición de Cliente. Se designa, en adelante, como “CLIENTE” a quien ha contratado con el HOTEL INTERCONTINETAL BUENOS AIRES – CONGRESO Flebologia para la realización de banquetes, exposiciones, actividades científicas, o cualquier otro evento, servicio éste que puede incluir el alquiler de salones, servicio de alimentación y/o bebidas, alquiler de equipos de audio, iluminación, etc.
  3. Sujetos de aplicación: Las presentes cláusulas serán de aplicación a los Clientes y/o Contratistas en forma indistinta, comprendiendo a ambos sujetos, sin perjuicio que, en el presente articulado, se designe a cualquiera de ellos.
  4. Horarios de ingreso al Hotel: -El horario de ingreso al hotel para el pre-montaje será a partir de la 18:00 horas del día 25 de Mayo, dependiendo de que el o los salones contratados estén disponibles. –Para garantizar el montaje desde más temprano, se deberá reservar y abonar por el o los salones requeridos. –Los expositores ingresarán según disponibilidad de acceso al sector de cocheras debido al estricto control por parte del Servicio de Seguridad y sólo para descarga de materiales.
  5. Cargas del contratista: EL CLIENTE acepta informar a EL HOTEL con 2 días de antelación al premontaje, los nombres, documentos y domicilio del/os responsable/s del armado de stands, sonidos y demás actividades a desarrollar en ocasión del evento.
  6. Materiales ignífugos: Los materiales que ingrese el contratista y/o cliente deben ser no combustibles, o con tratamiento ignífugo, debidamente certificado.
  7. Ingreso y egreso de materiales: – Todo el material que ingrese al hotel, deberá ser rotulado con el nombre del evento, empresa propietaria del mismo y declarado mediante un remito duplicado al Servicio de Seguridad (Previamente entregado al coordinador/a de banquetes asignado. –El único acceso al hotel para ingreso y egreso de materiales es la entrada de Seguridad, Piedras 265 presentando la debida documentación (remito, documentos, etc. Completos al llegar al hotel. Tomar en cuenta la altura de la rampa de nuestro estacionamiento que permite el ingreso de vehículos no más altos de 3,70Mts–El traslado de materiales desde el Dock(Piedras 265) hasta el salón donde se desarrollará el evento se hará exclusivamente por el montacargas con una altura de 2,00 Mts –Los vehículos deberán dejar el estacionamiento una vez descargados, no pudiendo dejarlos estacionados en el mismo. –Queda terminantemente prohibido estacionar las camionetas en las dársenas ubicadas frente a la puerta del hotel. –El cliente será responsable por los costos resultantes del tiempo de montaje y desmontaje de todos los salones contratados. Se establecen turnos de ingreso de 30 minutos como máximo de cada uno para el ingreso y descarga de los materiales. –El hotel no proveerá de personal ni carros para traslado de los materiales desde la entrada hasta el lugar a exponer. –El Hotel a través de su personal de seguridad se reserva el derecho de revisar y controlar todos los elementos que ingresen/egresen al Hotel. –El cliente deberá informar a los expositores de stands a fin de preparar la panelería acorde a estas reglamentaciones. Deberá presentarse el ART y la cláusula de no repetición.

El desarme de stands deberá realizarse el día 28 de Mayo a partir de las 14:00hs.

  1. Ingreso y egreso de materiales por el lobby del Hotel: Está terminantemente prohibido ingresar y egresar materiales por este sector.
  2. Requisitos de armado y desarme de los stands: -Los stands deberán armarse a partir del borde de la alfombra que cubre el salón y/ foyeres, protegiendo la misma con tapete o alfombra colocada por los expositores. –el Hotel proveerá al cliente los planos de  los salones contratados, con 10 días de anticipación para su correspondiente armado y diseños. – Para todo armado y/o decoraciones especiales el cliente deberá proteger las alfombras y paredes formado una camada entre el piso o pared y el stand o armado especial. –Los stands deben ser desarmados para ser retirados del Hotel. No pueden ser retirados por el Lobby del hotel, sino únicamente por el dock y por la puerta de Seguridad.
  3. Materiales: Todo el material (Stands, cartelería, folletería, etc.) sobrante del evento deberá ser retirados inmediatamente del Hotel una vez finalizado el evento, caso contrario, el Hotel no tendrá responsabilidad alguna por los mismos y tendrá la facultad de disponerlos a los fines desalojar el espacio de contratado.
  4. Limpieza: La limpieza general del salón y/o foyeres estará a cargo del Hotel, así la de los stands, que será responsabilidad de los expositores que se comprometen mantenerlos limpios y en perfecto orden.
  5. Cartelería / Señalética: Los carteles deben colgarse con tanza de las varillas especiales colocadas a dicho efecto en cada salón o bien ser carteles de pie. –Los elementos para colgar carteles y personal para realizar dicha tarea (dentro de las normas que se establecen en el presente contrato) deberá ser provisto por el Cliente. –En ningún caso se podrá tapar, cubrir o bloquear elementos de seguridad del Hotel, tales como mangueras hidrantes, matafuegos, salidas de emergencia,  avisadores y/o decoraciones del Hotel, detectores de humo, entre otros. –Toda señalización o exposición fuera del área del lugar asignado para el evento debe ser aprobada por la Gerencia General del Hotel.
  6. Seguridad de los servicios de Catering y/o de entretenimiento: El Contratista acepta que dará estricto cumplimiento –en lo aplicable- a las normas del Código Alimentario Nacional, de Bromatología, del Código de Edificación, del Código de Habilitaciones, de los reglamentos de la Policía Federal Argentina (Superintendencia Federal de Bomberos) y de cualquier otra normativa -legal o reglamentaria- aplicable, tanto del orden nacional como del Gobierno de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, asumiendo totalmente todas las consecuencias directas, indirectas y mediatas de su incumplimiento, manteniendo absolutamente indemne al Hotel de todas las consecuencias jurídicas, económicas y causídicas que ello generare.

 

  1. OBLIGACIONES ESPECÍFICAS DE LA CONTRATISTA.

Anexo:   Congresos y Convenciones.

 

  1. Higiene y Seguridad en el trabajo: Todo CONTRATISTA deberá dar cumplimiento con las disposiciones de la Ley 19587 “Higiene y Seguridad en el Trabajo” y su decreto reglamentario, Nº 351/79, como así también con las de la Ley 24557 sobre “Riesgos del Trabajo”.
  2. EL CONTRATISTA responsable del evento, coordinará con 5 (cinco) días de anticipación como mínimo todos los detalles del evento presentando a EL HOTEL la siguiente  documentación para su aprobación:

1 – Descripción  detallada de la realización del evento indicando todas las actividades a desarrollar y la forma de llevarlas a cabo, incluyendo elementos constructivos, decorativos, adicionales, etc.

2 –  Plano detallando lo mencionado en el punto anterior.

3 –  Plano de detalle y en general de la instalación eléctrica  con cargas parciales y totales de la instalación  requerida.

  1. c) Limpieza: Debe mantenerse el orden y la limpieza en los lugares de trabajo y lugares de tránsito que utilicen.
  2. d) Comportamiento: Se deberá mantener una conducta seria y de buenas costumbres, cuando se ejecutan las tareas, antes o durante la realización de cualquier tipo de evento en el ámbito del Hotel.
  3. e) Prohibiciones: EL CLIENTE y/o LA CONTRATISTA se obliga a respetar las siguientes prohibiciones:
    1. Está prohibido ingresar al hotel líquidos inflamables y cualquier otro elemento combustible o tóxico.
    2. La utilización de garrafas de gas para cualquier destino, incluido para el calentamiento de alimentos, debiendo utilizarse en este último supuesto, hornos eléctricos normalizados y seguros para las tareas a realizar.
    3. Está prohibido el encendido de fuego dentro del Hotel (candelabros, antorchas, recipiente, entre otros.
    4. Está prohibido colgar y/o fijar elementos a paredes, techos o instalaciones del Hotel, sin la previa autorización de EL HOTEL.
    5. El ingreso de material explosivo, fuegos de artificios, bengalas, pirotecnia en general.
    6. Está prohibido introducir elementos o ejecutar actividades potencialmente peligrosas o riesgosas para los pasajeros, visitantes, personal y bienes del Hotel o de terceros.
    7. f) Contratos suscriptos por El Cliente: A los efectos de la autorización por parte del Hotel, EL CLIENTE deberá presentar con tres días  de anticipación a la  fecha prevista para el evento, copia de los contratos que haya suscripto con LA CONTRATISTA que ejecutará los servicios antes, durante o con posterioridad al desarrollo del evento.
    8. g) Responsabilidad: Sin perjuicio de los establecido en los puntos anteriores, EL CLIENTE como LA CONTRATISTA aceptan y asumen totalmente, sin reserva alguna, las consecuencias económicas, jurídicas y causídicas emergentes de los actos o hechos ejecutados por su propio personal y/o directivos y/o allegados y/o por empresas contratadas o personal y/o directivos de éstas, tanto por los daños y perjuicios ocasionados a participantes del evento, terceros, personal o bienes del Hotel, desobligando expresamente al HOTEL INTERCONTINETAL BUENOS AIRES. de dichas consecuencias.
    9. h) Aceptación: EL CLIENTE, así como LA CONTRATISTA, al consentir llevar a cabo – de hecho – el evento, sin perjuicio de los documentos que hubiere firmado, implicará que han aceptado lisa y llanamente las presentes cláusulas generales; por lo tanto, se considerarán tácitamente aceptadas.
    10. i) Toda persona que ingrese al Hotel para cumplir tareas tales como instaladores eléctricos, de iluminación, de sonido, de decoración y otros que armen el evento deberán  presentar las constancias de ART (Aseguradora de Riesgos de Trabajo) si pertenecen a una Empresa y si son monotributistas  presentarán un seguro de  accidente de trabajo correspondiente, de todo el personal afectado a la realización de dichas tareas
    11. j) Toda esta documentación deberá presentarse como mínimo, 72 horas hábiles antes de la fecha de realización del evento como condición indispensable para su aprobación.

 

PROCEDIMIENTO DE CONTROL ELECTRICO DE EVENTOS

 

A.1.1.1 Chequeo Instalador

La instalación eléctrica deberá ser realizada por un instalador matriculado el cual deberá acreditar fehacientemente con carnet su identificación.

La categoría depende de la potencia a instalar en un evento, la cual deberá ser suministrada por el cliente.

Categoría según ENRE:

0 – 10 KW: Nivel 3 – Instalador idóneo

11 – 50 KW: Nivel 2 – Técnico

Más de 5Intercontinetal Buenos Aires se reserva el derecho de controlar el consumo eléctrico del montaje efectuado para todo tipo de eventos.

A.1.1.2 Cableado

Cables flexibles de doble aislación normalizados

No se permitirá el uso de cable tipo bipolar con aislación simple, comúnmente llamado “cable paralelo”

El dimensionamiento de los conductores estará de acuerdo a las reglamentaciones vigentes

El instalador deberá realizar el tendido de alimentación desde el tablero del stand hasta el tablero dispuesto por el Hotel Intercontinental Buenos Aires, en cable tipo subterráneo aislado de PVC ecológico sin plomo de 1 KV, Norma IRAM 2178

A.1.1.3  Tableros

Se deberá instalar un tablero por stand equipado con:

Interruptor General Termomagnético (llave térmica)

Borne de Tierra

Interruptor Diferencial (Disyuntor)

La capacidad del tablero estará de acuerdo al consumo previsto y a la sección de los cables.

A.1.1.4  Artefactos de Iluminación y Tomacorrientes

No podrán haber artefactos de iluminación y tomacorrientes sueltos.

Deberá controlarse la sujeción de los mismos, los cuales estarán fijados firmemente en pisos o tabiques de los stands.

Deberá controlarse la ubicación para evitar contactos accidentales o sufrir esfuerzos mecánicos

A.1.1.5  Puesta a Tierra

La puesta a tierra es obligatoria

El conductor se diferenciará de los conductores activos y neutros.

Se deberá conectar a tierra mecánica el stand.

A.1.1.6  Conexiones y Empalmes

Minimizar la utilización de empalmes

En caso de realizarse los mismos deberán estar debidamente aislados y fijados mecánicamente con precintos a una distancia prudencial de instalaciones metálicas

A.1.1.7  Tomacorrientes Instalación Hotel

  1. a) No utilizar tomacorrientes de la instalación del hotel para conexiones de stands
  2. b) Se podrán conectar cargas menores a evaluar por personal técnico del Hotel.

 

El Hotel Intercontinental Buenos Aires  tiene el derecho para disponer que no se suministre energía, si a su juicio la instalación eléctrica no cumple con alguna exigencia y/o condiciones de seguridad. Asimismo el Hotel Panamericano no se responsabiliza por el mal funcionamiento o mala praxis de diseño o armado antirreglamentario de las instalaciones de luz y/o fuerza motriz de los stands.

 

Nos reservamos el derecho de Policía de impedir el montaje de cualquier instalación que no cumpla con las normas, sin derecho a indemnización alguna.

 

Se entiende por stand toda instalación provisoria que se realiza para un evento determinado.

 

LA SEGURIDAD NOS COMPETE A TODOS

 

El Hotel se reserva el derecho de admisión de un expositor que no observe la reglamentación sin derecho a indemnización alguna.

 

Por medio de la firma del presente reglamento, el cliente confirma que ha leído detenidamente, en forma íntegra y acepta todos los términos y condiciones aquí enunciados y asimismo se compromete a hacerlo extensivo a los expositores participantes del evento.

 

Son en total: 4 hojas

 

Buenos Aires,………………………………………….. de 20…….

 

 

  EL CLIENTE
Empresa

 

 

 

 

 

Firma  

 

 

 

 

 

 

 

Aclaración  

 

 

 

Cargo